Je hebt als bedrijf mappen vol beelden, maar…. mag je deze nou publiceren?  Iedere persoon heeft portretrecht. Dit houdt in dat een foto waar iemand herkenbaar op staat niet zonder toestemming gepubliceerd mag worden. Wanneer je dit beeld wel wilt kunnen gebruiken voor publicaties is het dus belangrijk om een quitclaim of toestemmingsformulier te hebben. Dat is een document waarin de afspraken staan om een beeld te mogen gebruiken. Met de Beeldbank software kun je dit formulier zelf samenstellen. Zo kun je bijvoorbeeld diverse opties voor beeldpublicatie afspraken toevoegen. Misschien vindt de persoon het wel goed om intern in de nieuwsbrief te staan, maar wil hij of zij niet groot op een billboard.

Maar hoe regel je dit praktisch?

In de software van de Beeldbank kun je het toestemmingsformulier (ofwel quitclaim) koppelen aan het beeld waar deze persoon op staat. Om dit inzichtelijk te maken hieronder de stappen:

1. Bepaal de afspraken van de quitclaim (dit doe je éénmalig)

Zit er een einddatum aan de toestemming? Zijn er beperkingen? Mag het beeld ook op sociale media gebruikt worden? Deze opties zet je als bedrijf zelf in je digitale quitclaim, dit gaat gemakkelijk via het instellingen menu van de Beeldbank en kan gedaan worden door de persoon of afdeling die jullie Beeldbank beheert.
Bekijk hier de uitgebreide handleiding om de digitale quitclaim te maken.

2. Gezichten krijgen een naam:

Door de gezichtsherkenning bij het uploaden van beelden krijgen de gezichten een naam, en zo wordt het een persoon ;)

3. Informatie van personen bewerken

Van deze personen kun je informatie toevoegen. Je kunt bijvoorbeeld hier het email adres toevoegen. Ook als je het getekende toestemmingsformulier wilt uploaden, omdat ze deze bijvoorbeeld hebben getekend tijdens de fotoshoot, kun je dat hier doen. Vervolgens verander je de claim status en sla je dit op.

4. Digitale quitclaim mailen

Je kunt ook de persoon vragen de digitale quitclaim te ondertekenen. Dit doe je gemakkelijk met één druk op de knop.

5. Persoon ontvangt het verzoek om het formulier digitaal in te vullen

6. Quitclaim status is bekend

Bij het digitaal tekenen van het formulier wordt automatisch de juiste status toegewezen. We kunnen nu dus zien dat alle vier de modellen de quitclaim hebben ondertekend (van minderjarige modellen dient de ouder/voogd dit te doen). Pieter is akkoord met alles. Van Floor, Maaike en Jesse moet de quitclaim eerst worden bekeken om te zien voor welke publicaties ze wel of geen toestemming geven.

Door digitaal het formulier te koppelen weet je nu zeker of het beeldmateriaal gepubliceerd mag worden.