Een toestemmingsformulier is de verklaring waarin iemand aangeeft dat jullie zijn of haar beeldmateriaal mogen gebruiken (portretrecht). In dit formulier staat wie de persoon is en waarvoor hij of zij toestemming geeft.

In Beeldbank koppel je deze toestemming direct aan de persoon op het beeld. Je hoeft dus geen pdf’s of losse mappen meer bij te houden. Zodra iemand heeft getekend, wordt dat automatisch gekoppeld aan alle beelden waar die persoon op staat. Dat scheelt zoeken en voorkomt gedoe over portretrecht.

Voordelen van werken met toestemmingsformulieren in Beeldbank:

- je ziet in één oogopslag of iemand toestemming heeft gegeven
- beelden zonder toestemming worden automatisch verborgen als je dat wilt
- de ondertekende verklaring wordt veilig opgeslagen en blijft altijd vindbaar
- je hoeft geen losse documenten meer te bewaren of te matchen met beelden
- je kunt meerdere formulieren maken voor verschillende doelgroepen zoals medewerkers, vrijwilligers of deelnemers

Laten we aan de slag gaan. Eerst maak je een formulier dat past bij jullie gebruik, daarna kun je het meteen versturen via het meldingenmenu.

Een toestemmingsformulier aanmaken in Beeldbank is gelukkig simpel. Je doet het één keer goed en daarna kun je het steeds opnieuw gebruiken. Hieronder loop je stap voor stap door het proces heen.

1. Toestemmingsformulier maken

1. Menu
Ga naar het beheermenu > Instellingen > Bedrijfsinformatie > Toestemmingsformulieren

2. Nieuw formulier
Klik bovenaan op de knop 'Toestemmingsformulier maken'

Je ziet nu het scherm zoals op de afbeelding: naam, geldigheidsduur, opties waarvoor iemand toestemming geeft en een vrije tekst voor de verklaring.

3. Geef het formulier een logische naam. Bijvoorbeeld:

- Medewerkers
- Vrijwilligers
- Deelnemers

Tip: houd het kort en herkenbaar. De ontvangers van het toestemmingsformulier zien deze naam niet.

4. Geldigheidsduur instellen

Je hebt twee keuzes:
- Onbeperkt
- Geldigheidsduur in maanden

Advies: kies een vaste geldigheidsduur (bijvoorbeeld 36 maanden). Dat geeft duidelijkheid voor jullie én de personen die toestemming geven.
Je kunt ook automatisch een herinnering laten sturen voordat de toestemming verloopt. Je kunt er op dat moment dan voor kiezen de persoon opnieuw uit te nodigen of de toestemming te laten verlopen.

5. Waarvoor geef je toestemming

Hier bepaal je welke keuzes iemand krijgt in het toestemmingsformulier. Je kunt het zo uitgebreid of compact maken als je zelf wilt.

Je kan bijvoorbeeld alle opties geven, bijv:
Binnen de organisatie
Algemene informatiefolder
Website
Drukwerk
Social media
Nieuwsbrief
Presentaties

Je kan ook twee opties geven, bijv:
Intern gebruik
extern gebruik,

Of je geeft één optie, bijv:
Ja, ik geef volledig toestemming voor gebruik van beeldmateriaal van mij voor communicatieve en promotionele uitingen van [naam organisatie]

Je kunt opties toevoegen, verwijderen of hernoemen. De persoon ziet deze precies zo in het formulier.

6. Tekst van de verklaring

Hier leg je uit waar iemand precies mee instemt.

Hieronder een voorbeeld tekst:

Voorbeeld tekst toestemmingsverklaring

Ik geef toestemming aan [BEDRIJFSNAAM] om beeldmateriaal waarop ik herkenbaar ben te gebruiken voor de hierboven aangegeven gebruiksvormen. Deze toestemming geldt voor de duur die in dit formulier is vermeld. Ik begrijp dat deze toestemming vrijwillig is en dat ik deze op ieder moment kan intrekken. Na intrekking worden beelden waarin ik herkenbaar ben niet meer gebruikt. Ik verklaar dat ik 18 jaar of ouder ben en gerechtigd ben dit formulier te ondertekenen.

2. Toestemmingsformulier versturen

Als het formulier klaarstaat, kun je het direct gebruiken om digitale toestemmingsmails te versturen.

1. Ga naar het meldingenmenu (envelopje) > Personen
2. Zoek de juiste persoon, of filter bijvoorbeeld op “toestemmingsformulier nog niet verzonden”
3. Klik op het envelop-icoon rechts van de persoon
4. Kies het juiste toestemmingsformulier
5. Controleer het e-mailadres en verstuur het formulier

De persoon ontvangt nu een mail met het digitale toestemmingsformulier. Na ondertekening wordt de toestemming opgeslagen bij de persoon in Beeldbank en de toestemmingsstatus wordt bijgewerkt.

3. Toestemming en beelden in Beeldbank

Beeldbank kan beelden zonder geldige toestemming automatisch verbergen. Dat geeft rust, omdat je altijd alleen materiaal ziet dat gebruikt mag worden. Deze functie zet je aan via beheermenu > Instellingen > Bedrijfsinformatie > Voorkeuren.

Zodra alle personen op een beeld toestemming hebben gegeven, wordt het beeld vanzelf weer zichtbaar. Trekt iemand zijn toestemming in, dan pas je de toestemmingsstatus bij die persoon aan en worden de betreffende beelden uit gebruik gehaald. 

Wil je precies weten hoe dit werkt, stap voor stap? Kijk dan in de aparte handleiding over beelden automatisch verbergen.

Veelgestelde vragen over toestemmingsformulieren

Wat als iemand jonger dan 18 jaar is?
Laat in dat geval de ouder of wettelijk vertegenwoordiger tekenen. Je kunt in het formulier maken gericht aan wettelijkevertenwoordigers/ouders met bijvoorbeeld de volgende tekst:
Ik geef namens mijn kind toestemming aan [BEDRIJFSNAAM] om beeldmateriaal waarop mijn kind herkenbaar is te gebruiken voor de hierboven aangegeven gebruiksvormen. Deze toestemming geldt voor de duur die in dit formulier is vermeld. Ik begrijp dat deze toestemming vrijwillig is en dat ik deze op ieder moment kan intrekken. Na intrekking gebruikt [BEDRIJFSNAAM] geen beeldmateriaal meer waarin mijn kind herkenbaar is. Ik verklaar dat ik de ouder of wettelijke vertegenwoordiger ben en gerechtigd ben dit formulier namens hem of haar te ondertekenen.

Kunnen we ook met papieren formulieren werken?
Ja. Je kunt iemand een papieren formulier laten tekenen, het formulier scannen en de pdf uploaden bij de persoon in Beeldbank. Zet de toestemmingsstatus daarna handmatig op “toestemming gegeven”.

Wat gebeurt er als de geldigheidsduur afloopt?
Als je een herinnering hebt ingesteld, krijg je een melding voordat de toestemming verloopt. Je kunt dan een nieuw toestemmingsformulier sturen of de toestemming laten verlopen. In combinatie met automatisch verbergen zie je dan alleen nog beelden met geldige toestemming.

Kan iemand zijn toestemming altijd intrekken?
Ja. Toestemming moet altijd vrijwillig zijn en kan op elk moment worden ingetrokken. In de praktijk betekent dit dat je in Beeldbank de persoon op “geen toestemming” zet en de beelden waarin die persoon herkenbaar is niet meer gebruikt.