Wat moet een beeldbank kunnen?
Ben je communicatieadviseur en op zoek naar een goede beeldbank voor je organisatie? Dan herken je het vast: de vraag komt ineens op je bord (“Kun jij even in kaart brengen wat we precies nodig hebben?”) en voor je het weet zit je een lijst met eisen op te stellen. Maar waar begin je? En wat mag je vooral niet vergeten? Speciaal voor jou maakten we een checklist met functionele eisen waaraan een moderne beeldbank moet voldoen.
Wat is de vraag vanuit de organisatie?
Steeds meer organisaties lopen tegen dezelfde uitdaging aan: beeldmateriaal is overal en nergens. Er staan foto’s op netwerkschijven, op telefoons van collega’s, in oude campagnes of nog ergens bij een fotograaf. Wat ontbreekt, is één centrale plek waar alles samenkomt, inclusief overzicht van rechten, toestemming en bruikbaarheid.
De vraag is dus eigenlijk simpel: hoe zorgen we dat we altijd het juiste beeld kunnen vinden, delen en gebruiken, op een veilige en efficiënte manier?
Een goede beeldbank is daarbij de oplossing. Het helpt communicatieafdelingen, marketingteams én ICT om structuur aan te brengen in een groeiende hoeveelheid visuele content.
Waarom zo’n lijst handig is
In de praktijk zien we dat veel organisaties pas tijdens de demo ontdekken wat er allemaal mogelijk is met een beeldbank. En dat is zonde. Want als je vooraf helder hebt wat jullie écht nodig hebben, kun je veel gerichter vergelijken. Bovendien helpt het je om intern snel draagvlak te creëren, bij ICT, Inkoop of het management. Een goede voorbereiding scheelt niet alleen tijd, maar ook discussies achteraf.
Een slimme aanpak om wensen te prioriteren is het MoSCoW-principe:
- Must have, absoluut noodzakelijk
- Should have, belangrijk, maar niet kritiek
- Could have, mooi meegenomen
- Won’t have, (nu) niet nodig
Zo voorkom je eindeloze discussies over details en blijft iedereen scherp op de essentie.
Dit moet er minimaal op je lijst staan
✔️ Ondersteuning van alle gangbare bestandsformaten
Van JPEG en PNG tot AI- en EPS-bestanden. Let op: niet alle bestanden geven automatisch een preview (denk aan .ai of .psd). Een goed systeem geeft je de mogelijkheid om zelf een duidelijke preview toe te voegen.
✔️ Slimme zoek- en filtermogelijkheden
Kun je meerdere filters combineren? Denk aan jaartal én thema én locatie. Dat scheelt eindeloos scrollen.
✔️ Rechtenbeheer
Wie mag wat zien, downloaden of bewerken? In een goed systeem kun je per gebruiker gedetailleerd instellen:
- Welke bestanden mag iemand zien
- Of iemand persoonsinformatie mag bekijken
- Of bestandsinformatie zichtbaar is, zoals gebruiksrechten of metadata
- Of een gebruiker instellingen mag aanpassen
- Of iemand bestanden mag uploaden, en of die direct geplaatst worden of eerst gecontroleerd moeten worden
- Of bestanden gedeeld en gedownload mogen worden, en zo ja: in welke resolutie (bijvoorbeeld alleen lage resolutie of ook hoge resolutie)
Daarnaast kun je ook delen met mensen zónder account, via een unieke link. Handig als je snel iets wilt sturen naar een extern contact, zonder dat die hoeft in te loggen.
✔️ Toestemmingen en quitclaims
Een beeldbank moet (digitale)toestemmingsverklaringen kunnen koppelen aan personen en bestanden. En handig: automatisch een seintje krijgen als een toestemming dreigt te verlopen.
✔️ Gezichtsherkenning
Zoek je een foto van de directeur? Met gezichtsherkenning vind je snel alle beelden van een persoon.
✔️ Extern delen en uploaden
Kun je beelden eenvoudig delen met externen, en kunnen externe gebruikers (zoals fotografen of bureaus) veilig bestanden aanleveren in een tijdelijke map?
✔️ Statistieken en dashboard
Welke beelden worden het meest gedownload? Wat zijn de populairste zoektermen? En hoeveel opslagruimte gebruik je eigenlijk?
✔️ Gebruiksvriendelijkheid
Tot slot misschien wel de belangrijkste: is het systeem intuïtief? Kun je snel iets terugvinden zonder uitgebreide training?
Download de checklist
We hebben alles voor je uitgewerkt in een handige checklist die je kunt gebruiken als basis. Download het bestand, bespreek het met je team en geef elk punt een prioriteit volgens het MoSCoW-principe.
Goed om te weten: Beeldbank voldoet aan alle eisen die je in deze lijst terugvindt. Wel zo handig als je meteen wil zien wat er allemaal mogelijk is.
Download de checklist met functionele eisen (PDF)
Vragen over jouw situatie?
Heb je nog vragen over bepaalde functionaliteiten die je zo snel niet op onze lijst terugvindt? Laat het dan vooral weten, we denken graag met je mee!